第二步，明确如何处理各种文件类型，根据不同的目录，制定保留时间等标准。人们电脑里的JPEG格式文件可能不仅仅是一些图片，如果只是简单地禁止备份JPEG文件，引起的问题可能就会超过其解决的问题。对于以JPEG格式存储的图表，最好是采用单一实例存储法，而不是试图删除这些图表。

　　同时，正如那些直接影响终端用户的案例一样，在作出变更和寻求输入时，需要涉及一定量的社会工程，才能达成一致。

　　一旦你明确了正在处理的数据种类和适用范围，就可以减少备份规模。下文给出了一些免费、简单、快速的方法，帮助你减少备份窗口。

　　移除无需备份的文件

　　在考虑备份内容时，最好是不要备份所有的内容。临时文件、互联网缓存等文件无需备份。对于单个用户而言，这些文件的总量可能不会超过1 GB；但是不断积累以后，就很容易自动移除备份中的其它文件种类。

　　移除非业务文件

　　视频文件需要特别引起注意。如果业务上不需要avi文件或YouTube视频，就不要加以备份。

　　使用单一实例存储

　　目前，许多备份程序都可以实现一次存储文档的多个实例。由于附件往往较大，且公司内部具有多个副本，因此使用这种方法非常有效。大多数备份供应商的产品支持重复数据删除功能。

　　制定合理的保留策略

　　抛弃你不需要的东西。一些数据必须保留，以满足法规遵从和公司策略，但是大多数数据都有明确的生命周期。文件失效以后，就不再需要存储，至少不需要备份。

　　电子邮件的问题尤其突出，因为大多数用户会将邮件箱当做文件柜，一些邮件会保存一年以上的时间。在邮件接收90天以后，将邮件移除到其它目录，这么做相对安全和有效。为什么更加安全？因为邮件程序相当于归档，而在以往无法实现。邮件程序在设计时并没有考虑长期保存，一旦发生危机，就很难从邮件“归档”中恢复特定邮件。

　　将数据归档

　　ClearPath Solutions Group的一份研究报告指出，一般情况下，公司存储的数据有三分之一在近180天甚至更长的时间内未经访问。这些数据可能需要保留（也可能不需要，见上文），但是无需经常备份。将数据归档，也就是将数据再次保存，但是可以避免定期备份。

　　制定策略：量入为出

　　在制定备份策略时，目标应与资源相匹配，这一点非常重要。也就是说，如果备份对你的限制很严重，你就需要更加严格的保留策略、时限策略等。制定策略时，应确保备份规模有增长的余地，即使是最新策略，也应根据需要调整配额。