1、访问权限
管理文档提供的访问权限允许用户根据其在企业中的特定角色访问数据。这有助于保护信息免受未经授权的访问，因为用户被限制访问数据取决于他们的部分。使用此系统，每个用户只能访问自己的相关信息，而不能访问其他人使用的文档。
2、定义和位置
文档控制通常映射纸质、数字和法律记录，并帮助组织多个企业之间的数据存储。这使得跟踪数据以及数据如何链接在一起变得更加容易，从而帮助企业提高效率。此外，由于数据是用适当的信息组织和分组的，因此更容易理解不同记录的原因。
3、元数据管理
文档管理系统通常会跟踪元数据，元数据是任何非隐藏和非二进制属性。这有助于组织确定属于他们的数据在哪里，以及在哪里可以找到这些数据。此外，对元数据所做的任何更改都有助于确保原始数据组织，在位置发生更改的情况下仍然存在。
4、信息治理计划
信息治理计划通常需要一套政策和标准来管理数据及其存储。在实现这一点时，企业确保数据得到适当的管理和跟踪。此外，指南和标准旨在创建一个框架，以更有效和更安全地收集数据。
5、被动审计
文档控制使审计更加高效，因为它跟踪所有记录，有助于查明对数据所做的任何未经授权的更改。在未经授权的访问或类似问题的情况下，企业在出现未经授权的访问或类似问题时相应地计划应对措施。由于文件控制系统通常与公司信息系统集成，它有助于创建一个有效的审计框架。
6、数字档案备份管理
文档通常被认为比其他类型的信息更安全，因为它们很容易被销毁。即使在出于法律原因需要记录的情况下，销毁原始文件仍可保护数据。硬拷贝很容易被切碎或烧毁，数字记录可以被覆盖或分解成碎片。这使得追踪任何可能丢失或被盗的数据变得容易。
7、单一事实来源
文档控制有助于为所有文档创建单一的真实来源，无论其来源如何。随着文档得到管理，企业可以更轻松地确认文档中保存的数据是否真实。当不同记录之间存在差异时，跟踪原始记录或其副本中的不准确之处会更容易。大企业使用文档控制软件，确保最新版本的文档在正确的时间提供给正确的人。
8、数据安全
文档控制系统有助于管理多个企业之间的数据存储，创建一个集成的存储系统，该系统在物理上分散并由每个企业控制。它确保任何人都不能访问域外的数据，因为数据只能通过安全网络访问。它还有助于保护敏感数据不被未经授权的人员或企业访问。
9、用于数据共享的公共数据存储库
典型的数据存储库可帮助企业共享和整理来自不同文档的信息。这使他们能够存储和跟踪来自其他来源的数据，并将各种记录链接到单个数据集中。由于它拥有所有原始信息，因此可以跟踪对数据所做的任何更改，而不会失败或影响与之链接的任何其他记录。
结论
对于企业来说，保护自己免受未经授权的访问或损坏至关重要。文档控制系统旨在以数字方式高效地管理文档。它将记录分开存储，并拥有将所有功能集成在一个地方的记录管理软件。这是存储文档的合适方法，因为它可以防止未经授权的访问。
