弗吉尼亚理工学院的外联信息服务部（简称“OIS”）为该校的外联和国际事务（简称“OIA”）办公室提供技术支持，该办公室帮助解决社会、自然资源，以及其它问题，与社区合作应对本地和全球性经济发展需求，在本地区和在线培训毕业生，为其服务的人员定制终身学习教育机会，并且为学生在学习期间安排服务社区机构的机会。
少量的工作人员要管理分布于不同地区的体系不同的IT环境，弗吉尼亚理工学院的外联信息服务部需要一个更有效率的解决方案来确保系统的健康以及在网络上研究数据的可用性。OIS还需要一个可靠的工具来跟踪每一个项目以及该校为其投入的资源。
OIS部署了一个Kaseya（卡西亚）公司的远程自动化系统管理解决方案，使其IT人员可以在网络上全面查看所有系统，包括资源利用率、容量和性能。管理员也可以在确保系统以最佳状态运行的同时，贯穿项目整个生命周期跟踪进度，并且通过这个环境，确保始终安装安全补丁程序。
远程系统管理解决方案使弗吉尼亚理工学院的外联部门将学院资源与世界相连和大部分大学一样，弗吉尼亚理工学院最重要的资产是它的智力成果。各个专业领域的领导者在校园里从事科学研究，从事智力启蒙，并且在把吉尼亚的黑堡（Blacksburg）视为自己家乡的同时，致力于解决全球的问题。至关重要的是，学校为其全体教职员工提供了一个培养人才和开展学术研究的平台。同时，弗吉尼亚理工学院需要为其教职员工提供一个在现实生活环境中应用学识的机会，鼓励大学研究人员与企业、政府和社区机构之间的互动。
弗吉尼亚理工学院中负责为研究人员和外部机构牵线搭桥的部门是外联和国际事务办公室（简称“OIA”）。这个办公室把学院的教职员工和资源，与企业、非盈利机构、行业协会，以及本地、州和联邦政府机构的需求结合起来。通过把在教室和实验室里取得的成功应用到现实世界的应用中，OIA帮助宣传了学院的研究成果对社会的贡献。
例如，OIA为美国国际开发署管理了两个大型研究和开发项目，并且为多家其它联邦和州机构开展研究项目，包括美国商务部、阿巴拉契亚山脉区域委员会、弗吉尼亚旅游公司、美国农业部、以及弗吉尼亚港口推广机构的港口。从1996年起，OIS一直与弗吉尼亚影视办公室密切合作，那时，弗吉尼亚理工学院的工程师设计并部署了一个基于Web的全国潜在的影视外景拍摄场地的数据库，为影视导演提供了一个集中式的资料库，他们可以在派人查看场地之前先搜索资料库。目前OIS仍在管理该系统。
少量IT工作人员完成了监控分布式基础架构的任务OIA 依赖于几个关键任务系统支持其日常运行。以“五个九”（99.999%）的可用性为目标，确保这些系统，以及需要能够立即上线的备用系统的可靠性和完整性，对日常运行至关重要。更为重要的是，超过200个用户系统与这些系统交互并且依赖于这些系统。为了支持OIA的工作，弗吉尼亚理工学院成立了外联信息服务部（简称“OIS”）来研究、启动、设计、创建并且管理新的以及现有的技术和数据系统。
OIS与OIA内部和外部的人员合作，确保一个可靠的基础架构来支持OIA的工作。这就需要一个小型团队来监控网络资源和系统的健康，确保数据的可用性和可靠性。遗憾的是，要管理一个分布于世界各地的、体系不同的计算环境来支持一个全球的客户群，通常需要大量的、掌握多种技术的IT工作人员。OIS，和其它很多州立大学里的IT部门一样，受预算限制，其人员编制有限。
“我们不得不管理一个巨大的、分布式的、数据密集的环境，总的数据量大约为三千兆字节，”OIS主管斯科特?法默（Scott Farmer）说：“我们的工作人员很少，常常觉得不够用。我们不仅必须监控性能并且确保系统在线和运行，还必须处理日常IT需求，维护、保护数据、并且执行定期备份。这是一个令人望而生畏的任务。”
大型环境和小型团队带来的问题是，解决基本的帮助台问题和导致长时间故障停机的问题的时间，远远超出了该机构业务所能承受的时间范围。IT工作人员发现，他们不是进行主动预防，而是不断地处于防御状态，四处灭火，试图维持一定程度上的、表面上的基础架构可靠性。他们也发现他们总是四处奔波，经常在校园里和全州各地进行实地访问。有时，法默不得不离开办公室，丢下他的其它职责，驱车数百英里去解决帮助台问题。国际旅行者和机构必须将它们的系统带来或运送过来接受服务和维修。
除了系统健康，OIS还有内部项目，以及外部赞助的研究项目。他们必须跟踪项目活动和可交付成果：研究人员在研究什么、他们在做些什么、以及他们做这些所花费的时间。前面两项通过一个word文档跟踪，而跟踪花费的时间则没有办法。
远程和全面的系统管理
OIS部署了Kaseya企业版，一个远程和自动化系统管理解决方案，它允许IT工作人员在中心位置管理系统，监控系统的健康、性能和安全漏洞。该解决方案实现了远程自动化执行基本的IT任务，并且管理员可以在网络上全面查看所有系统，不必再安排时间进行现场访问。OIS在该机构的台式机和笔记本电脑系统以及14台基于Intel体系、运行Windows 2003操作系统的服务器上部署了Kaseya客户端程序。Kaseya解决方案允许管理员把近250个系统的不同环境作为一个整体来查看，也可以细致地查看每一个个别的系统。实验该解决方案不到一个月之后，法默估计安装该解决方案、配置管理控制台并且设定权限所需时间将少于60个小时。现在在一个新系统上部署一个客户端程序所需时间不到五分钟，这个过程通常可以远程完成。“Kaseya解决方案对我们的日常运行极为重要，”法默说：“它使我们可以在网络上控制任何系统，确保其正确运行，并且安装了正确的安全补丁。”
高效的IT带来更好的服务质量
简化IT运行的结果是，OIS 可以更好地管理OIA研究项目的技术方面，支持学院的外联任务。通过将基本IT任务自动化，免除了现场访问，管理员可以解放出来，将更多的时间集中在主动项目上，例如，研究其它可以进一步帮助宣传教职员工研究成果的技术。
Kaseya企业版帮助OIS提高了网络上所有系统的可用性，缩短了对帮助台问题的响应时间。由于可以远程控制用户的系统，法默估计他的工作人员将典型的响应时间由30分钟减少到不足五分钟。得到提高的可用性确保了用户可以访问他们需要的工具和信息，提高了该机构为客户服务的质量。更重要的是，在人员编制仍然是个问题的时候，OIS已经能够利用现有的人力，在整个分布式环境里实现更好和更可靠的服务，而没有造成更
多IT管理的困难。包括在Kaseya解决方案之内的补丁管理特性也使OIS可以监控所有的系统，以帮助它们升级至最新的安全升级包。这种一致性确保了病毒、蠕虫，或其它外部安全威胁不能给系统带来安全漏洞。补丁管理可以自动完成；但是，管理员也可以在任何时间查看任何系统的补丁状态。究人员对不同的任务花费了多少时间，并且跟踪他们的完成情况。这节省了大量的审计和会计时间。
“对我们而言，Kaseya解决方案带来的最大的IT益处是丰富的特性设置。它结合了系统管理、远程访问、安全性、补丁管理、资产跟踪、帮助台，以及项目跟踪。它是一种全天24小时开放的一站式服务。”法默说。
今后，法默计划开始使用Kaseya的备份功能为不能通过现有备份和恢Kaseya的工单系统也提供了一种不仅记录和管理IT任务，而且使项目跟踪更加容易的手段。报告特性允许OIS快速地评估每个项目的状态，和研复解决方案进行备份的系统备份。将两者结合起来使用，为关键数据系统提供了更高级别的数据保护。
网络管理员可以在网络上远程访问任何系统，无论它们实际位置在何处；
改善了系统可用性，确保研究人员可以访问他们从事项目研究所需的工具和数据；
项目可以更快和更准确地完成，使客户对学院提供的研究服务感到满意；
通过一致的补丁管理和安全升级，系统安全性更加健壮；
通过自动化，OIS能够简化基本IT任务，将资源重新调整给更主动的项目。
