企业或许在确保自身网络安全及自身数据安全保护上下足了功夫，但在信息飞速传播的时代，做好这些还远远不够。业务往来的需要，企业需要将一些资料以电子文件的形式发送给客户或者合作伙伴，外发的文件若处于不受控状态，带来利润的合作伙伴或许就将演变成企业机密泄露甚至企业溃败的恶敌！
企业在与客户及合作伙伴的日常业务往来中，数据安全威胁通常表现在以下几个方面：
·企业将内部重要数据发给客户后，客户可能将这些核心资料传递给其他用户或者竞争对手使用，这些用户又会将资料传递给另外的人员使用。如此循环，企业商业机密信息将大范围不受控制地任意扩散、传播，甚至成为别有用心之人的牟利手段。
·文件在整个外发使用过程中，不同的人员会参与其中，如果不对外发文件的生命周期内进行记录，则很难保证外发文件的安全使用。
·企业的外发文件即使采取身份认证、使用范围限制和使用权限的控制等手段来保护外发文档的安全，但出差、外出办公等造成笔记本丢失等情况的发生，也会出现文件容易被非法破解而导致数据的泄露。
·如果客户和业务合作伙伴没有使用加密等手段来保护敏感信息及实现安全数据共享，当他们的计算机被攻击或者他们的员工以不合法规的方式发送敏感数据时，这自然也会成为你们公司的问题。
早期的一些外发文件控制系统，采用格式转换的方式，配以专用的浏览阅读工具，使用权限控制强度不够，外发文件制作效率低下，用户使用起来很不方便。这类系统能够控制的文件类型也非常有限，导致这些产品不能很好地满足用户的需求。
虹安DLP文件外发控制管理系统，结合企业在协同业务往来过程中对外发文件的控制和管理要求，制定了针对性强的外发控制管理策略。通过成熟的加密机制及控制外发文件的使用权限和期限，防止文件再次扩散，有效防止机密信息泄露。
首先，通过数据加密和压缩机制对需要外发的文件进行机密性防护处理，防止各种方式的信息泄露以及意外丢失所带来的安全风险。
其次，通过外发文件的身份认证以及使用范围的限制，经过授权使用的用户、环境才能打开外发文件，有效保护外发文件的传播次数和范围。另外，配置统一的外发文件授权，特定人员具备制作外发文件的权限，杜绝非法用户利用制作权限进行恶意操作并将内容泄露。
再次，通过细粒度的外发文件使用权限控制，可以有效限制外发文件使用者的操作权限，防止授权用户通过打印、复制、打开次数以及打开时长等途径将数据泄露。
最后，虹安DLP文件外发控制管理系统提供统一的授权管理机制、密文直接制作、外发文件还原、外发文件制作模板等功能，方便用户进行文件外发制作，满足用户多样化的需要变化。
企业对于商业秘密的保护，不能仅满足于与合作伙伴签订保密协议就万事大吉，还必须实施专业的技术对策，保证保密措施落到实处，密切跟踪市场动态，及时发现并制止侵权行为，保证公司的商业秘密不被窃取或泄露，维护公司的核心竞争力。另外，作为市场经营主体，保护知识产权，可以通过法律手段追究侵权人的责任，挽回经济损失。但最根本的还是要加强防范措施，将泄密防范于未然。
