春节即将来临，每个人忙乎自己的年终报告、述职报告、项目总结等等，职员整理自己的，部门经理整理部门的，高层也在找寻适合的材料、数据来添油加醋。这时候，邮件起了很大的作用，让邮件来帮助大家总结。
邮件是大家平时工作的主要方式，记录着各种事情的来龙去脉，能够查找到那封如同救民稻草似的邮件，那就对写报告是如势破竹般神奇。平时都很忙，邮件整理和硬盘整理是同样劳神劳力的事情，要在茫茫的邮件中寻找一封或一系列相关邮件，因人而异，有快有慢，有的已经删除，有的忘记了主题，有的在附件中等等。怎么让邮件来帮忙？
然而，对已经部署了邮件归档系统的公司员工来说，就易如反掌了。时下很多公司开始认识到部署邮件归档系统的重要，并对公司邮件服务器上的所有新老邮件进行归档。每位员工，就可通过邮件归档系统，根据“收件人、发件人、主题、邮件正文、附件内容、附件类型、附件大小、发送IP、邮件大小、收件人数、加密附件、域名”等关联条件，定位你想找的邮件。且搜索到的邮件，相互关联，这里让你详细得知前前后后的经过。
很多客户会想到，公司已经将邮件备份了，还要归档干什么。其实备份和归档是书库和图书馆的关系。邮件服务器将所有的邮件打包备份，如同储备了一个相同的书库，防止意外的发生，并可随时还原，将损失将到最小，用户只能查询到自己本机的邮件数据；而归档就像给每本书进行编号分类，如同一个图书馆，我们可以快速查阅所需的图书；备份和归档相辅相成，备份是归档的前提和基础，邮件归档是归档备份的升级和优化。
很多用户都有遭遇被格式化硬盘，意外删除过邮件、电脑中毒的事情，邮件资料丢失，联系方式、合同、条款等无法挽回。部署邮件归档系统后，所有的邮件都会保留下来，不用担心意外的发生。
随着公司信息技术管理在管理及营运上影响层面越来越大，政府逐步订立了各种管理办法，诸如今年实施的《企业内部控制基本规范》，就做了许多的要求事项；进一步银监会开始实施的《商业银行信息科技风险管理指引》，提出要建构信息科技风险管理的"三道防线"（即信息科技管理、信息科技风险管理、信息科技风险审计），并要求商业银行在决策层设立首席信息官（CIO），有利于商业银行加强信息科技治理，提升银行信息科技风险管理水平及要求进一步加强对客户的信息保护。
