一、项目实施背景
随着保险行业竞争日益激烈，入关又迫在眉睫，各保险公司面都面临着不断提高管理水平，更好地适应市场要求，加快建立商业保险经营管理体制需求。正是在这一大背景下，档案现代化
管理问题逐步提到议事日程上来。
新华保险公司作为保险行业的后起之秀，业务量迅猛发展，同时又具有历史包袱小，机构组织灵活等特点，加之新华保险公司北京分公司领导对新技术的敏锐洞察力和对公司发展的高瞻远瞩，在充分认识到目前的档案管理模式已越来越不能满足业务发展的需求后，率先在保险行业实施了光盘缩微系统——即保单电子化管理系统中的保单存储管理子系统。
鉴于方正奥德在光盘缩微系统上的经验和实力，新华保险公司北京分公司选择方正奥德作为此项目的合作伙伴。在整个项目实施过程中，方正奥德公司成功地担当起顾问咨询，项目开发、系统集成、客户服务的角色和责任。
虽然该项目相对于奥德公司实施的同类项目较小，但作为缩微系统进军保险行业的第一个案例，起到了不可忽视的作用，为方正奥德光盘缩微系统拓展了新的空间，并为在保险行业继续保持领先奠定了基础。
二、方案设计
2.1需求分析
要求系统可以管理多种档案类型（如投保单、体检证明、保全单据、理赔单据等）
系统应提供完善的安全管理机制（用户管理、权限认证、安全日志等）以保护敏感数据
系统应有高可靠性、可用性，切实保证业务数据的安全
在保证查询速度的前提下利用各种技术手段（OCR、主机业务数据等）减少操作人员建索引的工作量
在已有的网络基础上实现远程查询（远期）
档案文件及其索引信息应按档案类型、分支机构、时间等要素进行组织，并刻录在只读光盘上。
刻好的数据光盘既可以在本系统中上线查询也可以脱离系统进行离线查询
2.2设计目标
根据不同的保险资料，提供自建立模板的功能，以满足用户管理多种文档类型的要求
充分利用OCR技术，自动识别保险单号码和身份证号码，减少人工建索引工作量
提供完善的日志管理等安全管理机制，并对影象进行加密处理，保证业务数据的安全，
提供在线查询和远程查询
2.3 实现手段
为了实现既定的设计目标，我们以WINDOWS NT4.0为开发平台，SQL 为数据库，利用Visual Studio 6.0作为开发工具，采用SERVER/CLIENT查询方式。值得一提的是，方正奥德公司率先将OCR技术应用于的保险行业，极大的方便了索引的建立。扫描部分采用KOFAX公司的软引擎，将扫描画面与应用系统有机的结合在一起。
三、系统结构
3.1系统说明
考虑到北京新华人寿保险公司的业务量相对较少，扫描、建模、建索引等功能集中在应用服务器即可。
文档服务器负责光盘柜的管理。
查询工作站安装查询客户端软件，通过帐号认证，进行局域网内的查询。
扫描仪由于Kodak公司在两年前还没有推出中、低档的扫描仪，故采用Fujitsu级别的产品，可进行双面扫描。
该系统由档案室原由的一至两人维护，无须新增人员。
四、功能详述
应用服务器由系统管理器、文档管理器、扫描服务器、索引服务器、发行服务器和任务管理器五部分组成。这五部分也可以分别安装在不同的服务器上。
4.1 系统管理器
主要完成操作员帐号的管理，包括建立、删除帐号、修改密码、指定权限等，另一个主要功能是针对不同类型的档案资料建立模板。建模工作主要包括指定索引项和用于OCR的区域定位。
标准保单的模板的索引字段有：保单号、姓名、身份证号。并指定了OCR识别区域。以后此类资料均可套用该模板。
4.2 文档管理器
文档管理器是本系统的主要模块。通过该模块可将用户录入的文档按档案柜、抽屉、文件夹、文件组和文件五级进行存储。该模块还有强大的编辑和检索功能，可以对文件进行修改、粘贴、删除和检索等。
4.3 扫描服务器
扫描服务器接受文档管理器提交的扫描任务，主要用来对批量文档进行扫描操作，并将生成的文档图像放入指定的路径。在文档管理器中新建了用于存放将要扫描文档的文件组以后， 就可以进入扫描服务器对该批文档进行扫描了。
如果保单号有命名规则，可依此规则自动分检到相应的文件柜中，无须人工干预。扫描的影象将显示在窗口右侧。系统提供扫描仪设置、影象倾斜矫正、去黑边等图象处理功能，并可放大或缩小观察。
4.4 索引服务器
索引服务器接受扫描服务器提交的批量影象，对其建立索引。索引的建立引用了先进的OCR技术，大大降低了劳动量。
扫描的图象位于窗口的右侧，由于建立了模板的缘故，索引字段已自动位于红框之内，不用人工寻找，即使有细微的偏差，也只需简单的调节边框即可。
点取OCR按扭，调用OCR程序进行OCR识别，并将识别结果自动填写于索引字段。人工只需检查识别结果，并可予以更正。由于采用了ORC技术，使得索引的建立极为迅速、简单，并且ORC识别与人工互为验证，从而大大提高了索引录入的准确度。右图的红框是在建立模板时指定的，即OCR识别区域，人工可调整。
系统提供对批量影象自动OCR的功能。
4.5发行服务器
发行服务器接受索引服务器提交的任务，将建立好索引的影象保存到数据库，当磁盘容量小于某阈值时刻录到光盘上。
4.6 任务管理器
对每批文档进行扫描后将产生一个任务文件，该任务文件包含有对此批文档进行了何种操作以及操作成功与否的信息。通过任务管理器可对这些任务文件进行管理。任务管理器有以下几个功能：用来查看所有打开的任务；为扫描操作者创建新的任务；对任务进行重新设置；删除任务。
五、其它
目前新华保险公司北京分公司仅实施了保单存储管理子系统，OCR自动录入工作已进行过接触，并进行了格式改进和实际测试。由此看出保单存储管理子系统不仅解决了许多问题，提高了效率，而且是保险业务很好的切入点。
六、系统运行效果
我公司的保单电子化系统在新华保险正式运行后基本达到了预期的设计目标，满足了用户的需求，将保单资料全部扫描并刻录到光盘。系统通过设定模版的方式可以管理多种保单类型。在硬盘上的影像文件采用加密方式，不是保存成通用格式，有效的保护了数据的安全性。档案文件的索引信息采用OCR方式，极大的提高了索引建立的效率。文档组织结构采用柜子、抽屉和文件夹的直观的方式，可按档案类型、分支机构、时间等要素进行组织并予以保存。该系统的正式运行为客户提供了安全、有效的档案管理手段，极大地提高了对内对外的服务质量。
