首先，当你将E-mail输入你的计算机开始发送时，计算机会将你的信件"打包"，送到你所属服务商的邮件服务器（上图中发信的邮局即为"SMTP邮件服务器"，收信的邮局即为"POP3邮件服务器"）上，这就相当于我们平时将信件投入邮筒后，邮递员把信从邮筒中取出来并按照地区分类。
然后，邮件服务器根据你注明的收件人地址，按照当前网上传输的情况，寻找一条最不拥挤的路径，将信件传到下一个邮件服务器。接着，这个服务器也如法炮制，将信件往下传送。这样层层向下传递，最终到达用户手中。
最后，E-mail被送到用户服务商的服务器上，保存在服务器上的用户E-mail信箱中。用户个人终端电脑通过与服务器的连接从其信箱中读取自己的E-mail。
邮件服务器提供了邮件系统的基本结构，包括邮件传输、邮件分发、邮件存储等功能，以确保邮件能够发送到Internet网络中的任意地方。目前邮件服务器有两种不同的应用群体：ISP提供商和企事业单位。
Web邮件技术，邮件用户可以在任何地方使用浏览器登录邮件服务器收发邮件，而不用配置邮件客户端程序。
多域邮件服务是一台物理服务器为多个独立注册Internet域名的企业或单位提供电子邮件的服务，在逻辑上，这些企业和单位拥有自己独立的邮件服务器（企业邮局），也可以称为虚拟邮件服务器技术。对于ISP提供商和企业集团公司来说，多域邮件服务器的支持能力是选择邮件服务器的一个重要考虑因素。它可以方便地扩展其横向邮件服务能力。
使用Linux作为邮件服务器，可以与Sendmail、MySQL等开源软件共同使用，在满足用户需求的基础上降低了系统价格。
邮件服务器的安全防护， 包括数据身份认证、传输加密、垃圾邮件过滤、邮件病毒过滤、安全审计等的多项安全技术。
身份认证主要指SMTP发信认证，此项功能对于邮件服务器是一个可选功能，主要目的是防止黑客利用自己的服务器攻击其他邮件服务器。完善SMTP身份认证不仅可以制止黑客的恶劣行为，同时可以保证自己的邮件服务器的各种资源可以充分地应用到日常的邮件处理过程中，不会造成服务器的系统崩溃和资源浪费。
无论是POP3协议还是SMTP协议，由于其在设计之初的缺陷，全部使用明码进行消息的传递，因此很容易造成信息的泄漏。可以通过两种方式提高系统的安全性：链路加密和端对端加密。链路加密是使用加密工具（软硬件工具）对传输的线路进行数据加密，需要网络设施的支持。
端对端加密是邮件客户端到邮件客户端的加密，是邮件服务器应当提供的功能，目前较为流行的方式是使用SSL/TLS进行传输加密。垃圾邮件大多是一些带有商业性质的广告等宣传品。据估计，仅仅商业性垃圾邮件一项，每封垃圾邮件所抵消的生产力成本就在1美元左右。单是下载垃圾邮件所花费的上网费与电话费，每年就要花掉全球网民94亿美元。此外，许多病毒以及身份证和信用卡盗用案例也与垃圾邮件有关。因此，需要邮件服务器具有垃圾邮件处理的功能，抵御大部分垃圾邮件的攻击。黑客攻击和病毒本来是两个相对独立的技术体系，但是随着网络的不断发展，网络工具与病毒越来越趋于融合，比如尼姆达病毒既是病毒，也是网络攻击的一种方式，而应用广泛的电子邮件，也成了病毒传播的主要方式之一。目前，大多数邮件服务器都具有了基本的病毒防护的能力。
目前的邮件服务器，仅中文就有若干字符集，如GB-2312、Big5等等，虽然我们可以统一标准，但是，在实际的过程中，我们不可能统一所有的邮件客户端，因此我们只能要求邮件服务器支持多语言的环境。
由于目前许多邮件服务器处于电信托管等方式（服务器托管、服务器租用），不可能经常进行本地操作，因此目前邮件服务器均提供了远程邮件监控的功能。可以通过Web方式，监控邮件服务器的工作状态，包括在线用户数、邮件处理数量和速度、存储空间使用率等，并且可以随时对出现的发信高峰和网络攻击进行远程处理。
电子邮件系统应该具备无限的扩展能力，Internet网络的一个特性是变化无常，需要应对随时而来的应用尖峰。因此，需要电子邮件系统具有无限的可扩展能力，这个能力主要体现在邮件的处理能力和邮件的存储能力上。为了能够使邮件的处理能力可以无限扩展，就需要引入集群和负载均衡技术，使应用平台可以在需要的时候无限扩充，满足长期或临时的业务需要。对于2000万以上的邮件用户来说，每天发送的邮件量至少在几千万封，为了便于邮件存储，需要高性能的邮件存储解决方案，最为理想的应该是SAN技术在邮件服务器领域的应用。
