A公司信息人员小王为了规划Email安全管理方案，已花了3、4个月的时间来进行多家产品测试，好不容易终于选择一套功能且价格都最符合公司需求的Email安全管理系统，于是小王就写好采购签呈给老板。没想到时光飞逝，一个月过后小王仍等不到主管送回签呈，小王摸不着头绪，不知何因拖延了签文程序，就鼓起勇气去追签呈。
追踪签文流程后，小王发现原来老板指示要业务主管针对此签呈发表意见，但是业务主管迟未回复，签呈才因此卡住。小王特地约业务主管的时间，向他说明Email安全管理的重要性，希望能排除业务主管的疑惑。
业务主管先问：”小王，很抱歉拖到你这份签呈的进度。不过老板要我发表意见，我也很困扰。因为我不了解公司做Email内容安全管理，对于业务面有哪些好处？希望你能跟我说明一下。”这也是许多CIO面临类似问题时，无所适从的问题。
为了这次讨论，小王早就先研究一些Email的应用方式，于是他与业务主管说明如下：
一、业务风险管理面：
1. 符合中国《企业内部控制基本规范》的保护措施：
针对中国《企业内部控制基本规范》的推动，已要求上市公司可考虑严谨或宽松的防范措施。积极作法就是利用契约来约法三章，约束员工及外部供应商要遵照机密文件保护的规定；另外积极地运用防毒、防木马程序、常用通讯工具的过滤设备等，来防御潜在的机密外泄漏洞，有些设备可以部署企业个人保护策略，自动化检查是否有违规使用的行为，并可预先阻挡或警示违规者，这些都是保护企业财产的工具。宽松的作法就是将文件及数据处理、传输、储存的相关系统都留存使用记录，以备未来若发生企业机密外泄事件时，则可有据可查。
由于A公司以Email为使用率最高的通讯工具，从Email做好相应的内容过滤及完整的收发邮件备份与归档，就是遵循《企业内部控制基本规范》所做的努力表现，针对使用率最高的Email先着手，也是A公司可先做的保护切入点。
2. 防范同行竞争的管理应用面：
A公司偶尔会听到许多Email管理失误造成业务面的损失，例如：
— 问题一：有异心的业务人员，在未告知主管的情行下，将客户订单或报价单等内部资料转发出去，在外另立门户来抢公司的生意。
— 问题二：业务人员将报价单寄给客户时，将报价单误寄给客户的竞争对手，造成严重困扰。由于通讯录名单是以英文姓名的字母排序，当业务人员直接从名单中选多位收信人，若一时不小心将 ”alex@b公司” 误选成 ”alex@C公司”，若B公司与C公司刚好互为同行业的竞争者，这样的误发邮件就将产生严重的后果，也会影响到公司的商誉及合作关系。
要避免这些问题可通过Email内容安全管理系统（如守内安MSE邮件防泄密系统）来把关，搭配公司制定安全管理策略并公告员工，在Email安全管理系统上设置相应的过滤条件，不但可先吓阻有心人恶意滥用Email，也能协助不小心发生失误的人员免于直接将邮件发出，通过主管监督审核来降低Email使用的风险。
业务主管听到这里才稍微了解，原来公司做Email内容安全管理确实能协助业务管理降低风险，小王还语带玄机地说：”好处还不只这样，我先请你喝杯咖啡，我们接着再讨论吧。”
